Un travail en amont considérable a été nécessaire pour garantir le bon déroulement de la journée du 20 mai. Dans cette optique, la ville d'Hasparren a choisi de collaborer étroitement avec divers artistes, ainsi qu'avec les écoles, les centres de loisirs, la maison de retraite et la crèche pour concevoir une fresque collective sur le mur du multi-fronton, situé à proximité du point de départ de la flamme olympique. Cette fresque a servi de toile de fond pour des prises de photos avec chaque association, immortalisant ainsi ce moment unique.
Parallèlement, une exposition photographique à ciel ouvert a été inaugurée dans les rues d'Hasparren, mettant en lumière le riche tissu associatif de la ville et ses activités sportives.
Une autre initiative remarquable a été la création de la chanson "Olinpiar Sua", en bilingue (basque et français) célébrant le passage de la flamme et les valeurs de l’Olympisme. Cette œuvre musicale a été enregistrée dans un studio mobile par 90 enfants et accompagnée d'un vidéoclip annonçant les différentes animations prévues pour le 20 mai.
En sa qualité de manager de commerce, Jean-Baptiste Dardel a souhaité mobiliser les commerces locaux pour contribuer à cette journée festive. Parmi ces initiatives, l'artisane « Création Cuir Arano » et le tiers-lieu numérique « FabLabea » se sont distingués en fabriquant des médailles en cuir, inspirées de celles des Jeux Olympiques. D’autres commerces avaient décoré leur vitrine aux couleurs des Jeux Olympiques.
Le jour J, la fête s’est étendue de 10 heures à 18 heures, avec un passage de la flamme olympique à la mi-journée. Un "village de départ" a été installé au point de départ de la flamme, proposant diverses animations. Parallèlement, un "Village Olympique", animé par des associations locales, a pris vie au cœur de la ville. La commune d’Hasparren a profité de cette occasion pour mettre en avant la richesse de la culture basque. Les animations ont servi de passerelles culturelles, dévoilant les traditions locales à travers divers spectacles culturels : danses basque, danborrada (parade de tambours), et de joaldun (personnages traditionnels basques), mutxiko (chants)…
Cette scène a également été le lieu où des sportifs et des personnalités locales ont été honorés lors d'un lâcher symbolique de colombes, célébrant l'esprit de paix, d’inclusion, de fraternité des Jeux Olympiques.
Qui dit flamme olympique, dit passage du flambeau lors d’un défilé d’une trentaine de minutes réunissant plus de 600 personnes à travers la ville. Quatre relayeurs se sont succédé pour porter la flamme, dont Anne Marie Bellan, une figure importante de la communauté locale et présidente de l'association d'athlétisme d’Hasparren. Sa participation a été particulièrement significative pour les habitants, soulignant l’importance de cet événement pour la ville.
Si la préparation de cet évènement a nécessité un engagement politique fort de la collectivité et une coordination quotidienne du manager avec l’ensemble des acteurs impliqués, locaux ou nationaux, la journée a été un réel succès malgré une météo capricieuse, accueillie chaleureusement par les habitants et par les visiteurs venus spécialement pour l'occasion (6 500 personnes). Grâce à l'engagement sans faille de la collectivité, le résultat final est à la hauteur de tous les efforts investis.